TECNOLOGIA

Agilize tarefas corriqueiras no Word

Um documento de texto parece algo trivial, mas você pode incrementá-lo inserindo links, além de agilizar tarefas corriqueiras.

O nosso espaço de TECNOLOGIA separou dez dicas de Word, entre elas como tornar seu documento multimídia, criar sua própria barra de ferramentas personalizada e como abrir documentos do Word 2007 no Word 2003. As dicas foram testadas com a versão 2003 do Microsoft Word.

Como inserir um link para outros arquivos ou para Internet
O primeiro passo é selecione a palavra que deve estar linkada, ou seja, onde o leitor deve clicar para ir para um site da Internet ou para abrir outros arquivos.

Clique em Inserir > Hiperlink, ou tecle Ctrl K.

Aparecerá uma janela com opções para você inserir um documento. Outra opção é digitar o endereço de um site da Internet na barra de baixo. Você pode ainda fazer um link para enviar um e-mail para determinado endereço ou para criar um arquivo novo.


Como inserir um arquivo (vídeo, gráfico, som, PDF ou outro documento do Microsoft Office) dentro do texto
Se você quiser inserir um vídeo, uma animação em Flash, um som, uma apresentação de PowerPoint, um gráfico do Excel, ou seja, conectar qualquer arquivo externo de forma gráfica (em vez de hiperlinks) você deve inserir um Objeto.

É simples: clique em Inserir > Objeto. A janela que dispara dá duas opções: ou você cria um objeto novo ou você dá um link para um documento existente.

Por exemplo, se você colocar uma apresentação do PowerPoint, vai inserir o primeiro slide e, após o clique, abrirá o arquivo em modo apresentação.

Como compartilhar os documentos do Office pela Internet
Existe um serviço gratuito oferecido pela Microsoft desde março de 2008 chamado Office Live Workspace, que permite compartilhar e acessar arquivos do Word e do Excel pela Web (desde que o computador utilizado tenha o Office instalado).

Funciona assim: você vai ao site Workspace e faz um login. Se você já tem uma conta no Hotmail ou no MSN Messenger (que eles chamam de "Windows Live ID"), basta entrar com o seu usuário e senha e habilitar o serviço gratuitamente.

Depois, você poder instalar um plug-in para que o serviço se comunique mais facilmente com o Word do seu computador.

Para compartilhar e tornar o documento online, basta fazer um upload pelo Add Document. A partir daí, torna-se possível editar esse documento de qualquer máquina com Office 2003, XP ou 2007 instalados.

Como personalizar a barra de ferramentas
Se você usa alguns comandos com freqüência, como sobrescrito e subscrito, por exemplo, você pode adicionar à barra de ferramentas os botões de alguns comandos para facilitar o acesso.

Vá no menu Exibir > Barra de Ferramentas. Clique em Personalizar.
Aparecerão todos os comandos do menu superior. Para tornar o processo mais cômodo, basta arrastar com o mouse o ícone da ferramenta para dentro de qualquer uma das barras de ferramentas que tiver ativa.

Como controlar alterações
Para quem trabalha com textos, revisão ou para aqueles que estão escrevendo monografias é importante saber quais alterações foram feitas no documento original.

Para isso, vá até Ferramentas e escolha a opção "Controlar alterações". A partir daí, tudo o que for acrescentado de diferente será marcado em vermelho e sublinhado.

Com isso, aparecerá uma barra de ferramentas com diversas opções de marcação, como comentários em balões e identificação do que foi alterado e das sugestões que foram ignoradas.

Pelo ícone que se parece uma pasta, você pode inserir um comentário. Pelo último ícone, é possível visualizar um histórico das alterações.

Modelos de currículo e documentos online
Há uma série de modelos de documentos no site do Office, entre eles mais de 20 modelos de currículos que podem ajudar você a encontrar o melhor design.

A página também oferece modelos de orçamentos, diagramas, slides, memorandos, notas fiscais, entre outros.

Como converter texto em tabela e vice-versa
Esse recurso serve para que você consiga transformar conteúdo que vem em tabelas em texto corrido. Selecione a tabela e vá até o menu Tabela. Escolha a opção Converter e, depois, em tabela em texto.

Aparecerão quatro opções: marcas de parágrafo, tabulações, ponto e vírgula e outros. A opção "tabulações" costuma ser satisfatória na maioria dos casos, pois substitui a separação das linhas da tabela por espaços; mas você pode escolher outros símbolos, como ponto e vírgula, traço, hífen, etc.

Abra arquivos da versão 2007 no Word 2003
O padrão é que o Word 2007 crie arquivos com extensão DOCX, que não pode ser aberta no Word 2003. Se você só tiver essa versão mais antiga do editor de texto, a solução é instalar um conversor que é oferecido de graça no site da Microsoft. O inverso, ou seja, arquivos de versões anteriores do Word, abrem sem problemas no Word 2007.

Como alterar entre maiúsculas e minúsculas pelo teclado
Em vez de você ter de ir até o menu Formatar > Maiúsculas e minúsculas, você pode simplesmente selecionar o texto desejado, pressionar o Shift e o F3 juntos. A cada vez que pressiona as teclas juntas, o texto muda seu formato.

Você conhece o recurso Sinônimos?
Textos com repetição são muito chatos. Por isso, se der um branco de como escrever sem usar as mesmas palavras, clique com o botão direito do mouse e escolha na janela que irá aparecer a opção Sinônimos. Por vezes, não haverá sinônimos, mas na maioria das vezes o recurso ajuda.